就業規則違反があったときの企業の対応！ 懲戒処分と注意点について

就業規則は従業員が遵守すべきルールです。企業としても、コンプライアンスを徹底して対外的な信用を得るためにも、就業規則を従業員に守らせなければなりません。

そこで、就業規則違反が発覚した場合の対応についても考えておき、スムーズに、そしてトラブルを招かないような形で処分を下せる体制を整えておくべきです。

この記事で、就業規則違反を犯した従業員への基本的な対応、具体的な処分の内容とそのとき注意すべき点をまとめていきます。

就業規則違反の具体例

就業規則違反は、就業規則の内容に反する行為のことですが、具体的な規則の内容は企業により異なります。

そのため就業規則違反の内容も企業によりさまざまです。

とはいえ各社まったく異なる就業規則を作成しているわけではありません。よく設けられる条項など、共通するルールが設けられていることも多いです。

一般的に次のような行為をはたらいたときは、就業規則違反になると思われます。

• タイムカードを不正に打刻する
• 正当な理由なく欠勤や遅刻を繰り返す
• 顧客情報を私的利用した
• 機密情報を社外に持ち出した
• 意図して企業に損失を与えた
• クレームを隠蔽した
• 不正に経費精算した
• 他の従業員に対するハラスメントがあった

就業規則違反であると同時に違法である行為も少なくありません。

就業規則違反をした従業員への対応

就業規則違反の事実が発覚したとき、企業としては従業員にどのような対応を取るべきでしょうか。

従業員への対応方法について、流れに沿って説明をしていきます。

事実確認と証拠の保全

就業規則違反についての報告を受けたとき、まずはその報告内容が事実かどうかを確認しなければなりません。

誤った情報に基づいて懲戒処分をしてしまうと大きなトラブルに発展してしまいます。また、行為の背景を知ることで対応も変わってきます。

事実確認を行うとともに、得た情報は証拠としてすべて保全しておきます。

懲戒処分にあたって従業員側が「そんなことはしていない」と主張してきたときでも、企業側の言い分が正しいことを客観的に示せるようにしておくのです。

懲戒処分を下す

就業規則に反する行為が確かにあったと確認できれば、その違反行為の重大性を鑑みて、処分の有無や処分内容を検討します。

企業が従業員に対して課すペナルティは「懲戒処分」と呼ばれ、次の7種類があります。

1. 戒告
2. 譴責
3. 減給
4. 出勤停止
5. 降格
6. 諭旨解雇
7. 懲戒解雇

企業はどの懲戒処分でも自由に選択して課すことができるわけではなく、違反行為の重さと懲戒処分の重さのバランスが取れていなければなりません。

また、その懲戒処分を下すことの根拠も必要です。
例えば特定の行為を就業規則に明記しておき、「これらの行為があったときは懲戒処分として減給する」などとあらかじめ従業員に周知していたのであれば、納得も得られやすいです。

懲戒処分の適用について説明をする

企業側だけが納得して処分を下すのではなく、できるだけトラブルを避けるためにも、懲戒処分の適用に関する説明を従業員にしっかりと行いましょう。

懲戒処分の内容、なぜその処分内容が適用されることになったのかなど、分かりやすく伝える必要があります。

なお、「従業規則にこのように規定されているから」という理由のみで懲戒処分が正当化されるわけではありません。

やはり違反行為と処分内容の釣り合いが取れているという前提はクリアしていなければなりません。

これは労働契約法上の“社会通念上相当”という言葉で説明されます。
客観的に見て当該懲戒処分を下すことに合理的な理由がなければ、社会通念上相当であるとはいえず、企業の権利濫用として処分は無効になります。
処分が無効になるだけでなく、逆に企業側の対外的評価を落とす原因にもなります。

懲戒処分の種類

懲戒処分の種類について詳しく説明していきます。違反行為に見合った処分を下すには、各処分内容をよく理解しておく必要があります。

戒告

「戒告（かいこく）」は、違反行為をはたらいた従業員に対して口頭あるいは書面で注意を行うという、懲戒処分の中でもっとも軽い処分です。

遅刻の多い従業員に対して行うなど、軽微な就業規則違反があったときに利用されます。
戒告自体は今後の昇給などに影響を与えないとするケースが多いですが、戒告相当の行為でも改善が見られない場合などにはさらに重い懲戒処分を検討することもあります。

譴責

「譴責（けんせき）」は、従業員に始末書を提出させる処分のことです。

こちらも後述の処分に比べると軽い処分ですが、単に注意を受ける戒告とは異なり、始末書を作成するという負担が従業員側に発生します。

違反行為をはたらいたという事実、そのことを企業が重く捉えているという事実を従業員に認識させるには有効です。

減給

「減給」は、給料の一部を差し引くという処分内容です。

従業員の反省を促しやすいですが、無制限に差し引くことはできません。労働基準法で減給の上限額が設けられておりあまり大きな減給はできなくなっています。

出勤停止

「出勤停止」は、一定期間当該従業員の出社を禁ずる処分のことです。

出勤停止期間は働くことができませんので、その間の給料も発生しません。そのため実質減給としての効果も併せ持っています。
有給休暇の消化も認めないとするのが通常です。

なお、出勤停止の期間については法律上の定めがありません。

よくあるのは「1週間～1月」の範囲内ですが、長い期間出勤を停止させるには、原則通り、違反行為の重大性との釣り合いが取れていなければなりません。

降格

「降格」は、役職の剥奪や引き下げ、給与等級の引き下げといった処分のことです。

結果的に給料も減るケースが多いため、降格処分に該当する事由は就業規則に明記されていなければなりません。

諭旨解雇

「諭旨（ゆし）解雇」は、従業員に退職を促すという処分内容です。

この処分を受けて従業員が自ら退職の届出をすれば、満額にならないこともありますが、退職金が発生します。

そのため懲戒解雇を受けてもおかしくない重大な行為があったものの、当人が反省をしているなど、企業側も穏便に関係性を切りたい場合に選択されます。

懲戒解雇

「懲戒解雇」は、違反行為のあった従業員を強制的に解雇するという、懲戒処分の中でもっとも重い処分です。退職金も発生しません。

本来、雇用契約は一方的に解除できるものではありません。しかしこれを可能とするだけの重大な違反行為がある場合に限って懲戒解雇は行うことができます。

また、違反行為の重大性だけでなく、就業規則に懲戒解雇となる事由が明記されていることも大事です。

従業員への懲戒処分で注意すべきこと

就業規則違反のあった従業員に対して懲戒処分を下すとき、争いが生じないようにするにはあらかじめ懲戒事由を明示しておくことが大事です。

また、減給の上限額など法令上の制約にも留意しないと企業側が責められる立場に立たされます。

そして処分時の対応方法、態度によってはハラスメント等の問題も起こりかねません。そのため従業員とのやり取りにも配慮が必要です。

懲戒事由の明確化

ここまでで説明してきた通り、企業のする懲戒処分に正当性を持たせるには、懲戒事由が明確であることが大切です。

これまでの処分実績との平等性も考慮しないといけませんので、その都度上層部の自由な裁量により処分の適用を判断していたのではいけません。

「別の人は戒告で済んだのに、同じことをした自分はなぜ減給なんだ」といったクレームも発生してしまいます。

毎回それなりの理由を付けて正当であることの説明はできるかもしれませんが、客観的に見て当該処分が正当であると評価してもらうためには、「就業規則に書いてあるから」と主張できる状態にしておくことが望ましいです。

懲戒処分として減給できる額には上限がある

懲戒処分として行う減給の上限額は、労働基準法で規定されています。

就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、一回の額が平均賃金の一日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない。

引用：e-Gov法令検索　労働基準法第91条

つまり企業が懲戒処分の減給をするにあたり注意すべきは、次の2点です。

• 減給1回あたりの大きさは、日給の50%を超えてはいけない
• 減給の総額は、月給の10%を超えてはいけない

例えば就業規則違反をはたらいた従業員について、月給が40万円、平均の日給が2万円であるとしましょう。
減給処分として1日分をまるまる差し引いても「2万円」ですので②の条件はクリアできます。しかし日給の100%を減給しているため①に反します。
一方、1日あたり5,000円分を差し引く減給であれば日給の25%ですので①の条件はクリアします。ただ、この額で1月分減給してしまうと②に反してしまいます。

退職勧奨は実質強要にならないようにする

諭旨解雇や懲戒解雇の事由に該当して正当に解雇を求める場合とは別に、「退職勧奨」として退職を求めるときには、実質的な“退職の強要”にならないように十分注意する必要があります。

退職勧奨は、懲戒処分とは別に、企業が従業員に対して「辞めてほしい」と伝えて退職を勧める行為を指します。

企業側と従業員が対等な立場で行う交渉としての意味合いを持ちますので、就業規則に特定の事由を定めておく必要もありません。

そこで本来的には従業員の自由な意思表示が求められます。
にもかかわらず、しつこく何度も退職勧奨を行ったり、仕事を回さないなどの嫌がらせをしたり、退職を強要させるような行為をしてはいけません。

こうした行為が発端となり訴訟問題にまで発展する可能性もあります。

むしろ従業員にメリットを提示して退職勧奨を行う方が双方に有益です。

「退職金を加算する」「再就職先をあっせんする」など、従業員が進んで退職をしてくれるような条件を提示することも検討しましょう。