問題社員に対する退職勧奨の進め方と注意点、解雇をする方法とは

会社はいったん雇用した社員（従業員）を自由に退職させることはできません。しかし場合によっては解雇を言い渡すこともできますし、自主的に退職するよう勧めることも可能です。
ただその際には法令に抵触しないようにすること、その後トラブルに発展しないようにすることが大切です。どのように退職勧奨をすべきか、どのような場合に解雇ができるのか、以下で解説していきます。

退職勧奨と解雇について

そもそも雇用契約とは会社と社員双方の合意があれば成立させられるものであり、退職に関しても双方の合意があれば何ら問題はありません。
しかし退職をするために、絶対的に双方の合意がなければならないとすれば困る場面もあります。そこで双方の合意によるほか、会社側から一方的に雇用契約を解約するパターン（解雇）、社員側から一方的に雇用契約を解約するパターンでも認められる余地があります。

ただ、比較的力の弱い社員側を保護するよう法令で様々な規定が置かれており、会社側から解約するのは簡単ではありません。

そこで会社が問題ある社員に辞めて欲しい場合には、まず、双方の合意に基づく雇用契約の解約を目指すことになります。そしてその方向性を社員に示して勧めることを「退職勧奨」と呼びます。あくまで退職を勧める行為にとどめなくてはなりませんので、強制させてはいけません。最終的には社員の自由意志により決せられます。当然、詐欺や脅迫をしたり勘違いをさせたりといった行為もしてはいけません。

退職勧奨の進め方

退職勧奨により会社を辞めてもらうには慎重に話を進める必要があります。退職の時期や理由、お金に関することには特に配慮しましょう。

退職理由と退職時期の検討

まずは社員に対して退職勧奨の理由を伝え、退職時期についても示しましょう。
ここで揉めることなく受け入れてもらうためには、これまで再三注意してきたなどの背景が必要になるでしょう。多少の問題行動があったからといって即座に退職を勧めても受け入れてくれない可能性が高いです。

これまでに本人が始末書を書いたことがあるのなら、こうした資料も示しつつ話し合いを行うと良いです。本人にはそこまで問題ある行動をしていたという認識がない可能性もありますので、一つひとつ事実確認を行い、これまでの行いを会社側がどのように捉えているのか丁寧に伝えていきましょう。

退職日に関しては、失業手当の受給要件や他の社員への影響なども考慮しつつ検討をすると良いです。

有給休暇の消化や退職金の検討

お金が争点となり揉めることも多いです。
そのため特に「有給休暇の消化」や「退職金」についてはよく話し合って決める必要があります。

できるだけ穏便に済ませるためにも、退職日までにすべての有給休暇を消化させ、あるいは消化ができない分は会社が買い取るなどの対応を取るようにしましょう。
そして、退職金の具体的な金額についても明確化しておきます。

離職票における退職理由の検討

退職勧奨の場合は「会社都合での退職」となるため、失業手当の受給に関しては解雇に準ずることとなります。
自己都合で退職したときとは違い、3ヶ月間の給付を待つなどの制限がありません。そして賃金支払基礎日数11日以上となっている月が6ヶ月以上あるのなら受給資格者となれますので、この点にも留意しつつ離職票を作成しましょう。
間違って離職票に「自己都合での退職」と記載してしまうと失業手当がもらえなくなることになり、退職後のトラブルに繋がります。

合意書の作成

様々な事項について話し合い、合意が取れれば、その内容を合意書としてまとめていきましょう。
上述した内容の他、業務内容に応じて競業避止義務や守秘義務なども盛り込むべきか検討します。合意書の作成に関しては弁護士に相談し、作成依頼をしておくと安心です。

解雇をするために必要なこと

より厳しい要件が課されますが、会社側の一方的な意思表示に基づく解雇をすることも不可能ではありません。
解雇をするためには「正当な理由」があること、そして「適切なタイミングでの解雇予告」が必要です。

解雇をする「正当な理由」

会社側が自由に解雇を命ずることはできますが、労働契約法第16条により無効になることがあります。

十六条　解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

引用：e-Gov法令検索　労働契約法第16条

そこで権利を濫用したと評価されないためには、解雇をすることが“社会通念上相当である”と認められる必要があります。
例えば、社員が経歴を詐称して働いていた、勝手に欠勤した日数が多く出勤の求めにも応じなかった、横領していた、パワハラ・セクハラをしていた、機密情報を漏らした、などの問題行動があったなら正当な理由による解雇と認められやすいでしょう。しかしながらその程度や頻度なども問題となりますので、これらの事情があっても常に一発アウトで解雇できるとは限りません。

適切なタイミングでの「解雇予告」

解雇を言い渡すこと自体が権利の濫用にあたらなくても、実際に解雇をするには「解雇予告」が必要です。
しかもそのタイミングが重要で、労働基準法第20条第1項に規定に従わなければなりません。

使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少くとも三十日前にその予告をしなければならない。三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。但し、天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となつた場合又は労働者の責に帰すべき事由に基いて解雇する場合においては、この限りでない。

引用：e-Gov法令検索　労働基準法第20条第1項

つまり、解雇をする30日前までの通知が必要ということです。
30日未満で解雇をする、あるいは解雇予告をしない場合には不足分の日数に対応する手当を支払わなければなりません。
他方、条文のただし書きにあるように、大災害が発生したなどその他”やむを得ない事由”があると認められる状況下では同規定は適用されません。

社員の意見も聞いて冷静に話し合いを進めることが大切

退職勧奨、解雇を行う場合であっても、社員と冷静に話し合う場を持つことが大切です。
たとえ社員に明らかな問題行動があり、会社側に正当な理由があったとしても、退職に至るまでは丁寧に対応していくよう留意しましょう。
一方的に話を進めてしまうと雇用契約の解約が無効になってしまうおそれがありますし、有効に解約ができたとしてもその後社員と揉めてしまいやすいです。
また、社員が話し合いの場でレコーダーを使用し、会話内容を録音している可能性もあります。誰が聞いても問題のない話し方・内容で協議を進めるようにしましょう。